Een collega komt afspraken niet na
Zo spreek je iemand aan zonder ruzie, met de 3-trapsraket.
Je hebt een duidelijke afspraak gemaakt. En toch komt het werk niet op tijd. Niets is zo frustrerend als iemand die keer op keer een deadline mist en dat niet of veel te laat laat weten. Dat kost tijd, energie en soms je relatie met de klant.
Toch spreken veel projectleiders zo iemand niet aan. Uit angst voor gedoe, of omdat ze niet goed weten hoe. Maar niet aanspreken is geen optie. Jullie hebben samen iets afgesproken. En zonder dat afspraken iets betekenen, is er geen resultaat.
Een voorbeeld uit mijn eigen werk
Toen ik bij Deloitte werkte, moest ik een rapportage opleveren voor een klant. Een collega zou mij input leveren. Om vijf uur zei hij doodleuk: “Ik heb vanavond voetbaltraining, dus het gaat mij niet lukken.”
Je kunt je mijn gezicht voorstellen. Ik belde een partner voor advies. Zijn tip vergeet ik nooit meer: “Ga het gesprek aan en laat diegene bevestigen dat jullie een afspraak hadden.”
Dus ik belde de collega en zei: “We hadden een afspraak gemaakt, toch?” “Uh ja, dat klopt.” “Dan hebben we een probleem. Hoe ga jij het oplossen?”
Hij probeerde nog de partner te bellen, maar die zei precies hetzelfde. En wat gebeurde er? Hij maakte het alsnog die avond af, na zijn training.
De 3-trapsraket
De aanpak uit dat gesprek noem ik de 3-trapsraket. Drie stappen die de verantwoordelijkheid netjes teruglegt waar hij hoort:
- Laat de ander bevestigen dat er een afspraak was. Zo staat de basis vast en gaat het gesprek niet over de vraag óf er iets was afgesproken.
- Benoem dat er een probleem is. Kort en helder, zonder verwijt.
- Vraag hoe de ander het gaat oplossen. Je neemt het probleem niet over. Je laat het bij degene die de afspraak maakte.
Maak het gesprek constructief
Wil je het gesprek verder helpen, stel dan open vragen. Zo kom je erachter waar het echt aan ligt en voorkom je dat het bij een standje blijft:
- Hoe komt het dat de deadlines niet gehaald worden?
- Waar loop je tegenaan?
- Welke ondersteuning heb je nodig?
- Wanneer heb je het wél af?
- Kun je laten zien wat je al hebt?
Vaak zit er onder een gemiste afspraak iets anders: te veel werk, onduidelijkheid over de prioriteit, of een blokkade die iemand niet durft te benoemen. Door te vragen in plaats van te oordelen, kom je daar samen achter.
Veelgestelde vragen
Hoe spreek je een collega aan zonder ruzie te krijgen?
Begin met een vraag, niet met een verwijt. Laat de ander eerst bevestigen dat er een afspraak was, benoem dan het probleem en vraag hoe diegene het gaat oplossen. Zo blijft het gesprek zakelijk en leg je de verantwoordelijkheid op de juiste plek.
Wat doe je als iemand steeds deadlines mist?
Zoek naar de oorzaak met open vragen: te veel werk, onduidelijke prioriteiten of een blokkade. Maak daarna een concrete nieuwe afspraak met een moment waarop je samen de voortgang checkt.
Waarom is niet aanspreken geen optie?
Als je een gemiste afspraak laat lopen, wordt het de nieuwe norm. Anderen zien dat het mag en jij verliest grip op je planning. Aanspreken houdt de afspraken in het team betekenisvol.
Zelf verder
Wil je hier zelf mee aan de slag? Doe de gratis Projectleider-scan om te zien hoe sterk je nu staat, of pak het gratis werkboek De Projectgrip Kit en word meteen gratis lid van De Project Academy.