Een stuurgroep zonder frustratie
Met drie ingrepen wordt je stuurgroep een plek waar wel beslist wordt.
Deze week kreeg ik een casus van een klant. Heel herkenbaar: stuurgroep gehouden, deelnemers niet voorbereid, voorzitter greep niet in. Geen besluiten genomen. Frustratie alom.
Het probleem zat niet bij de projectleider, die alles keurig had voorbereid. Het zat op twee plekken: stuurgroepleden die zich niet goed voorbereidden en een voorzitter die zijn rol niet pakte. Dit zie ik vaker. En het goede nieuws: je kunt er iets aan doen.
Waar het misgaat
Een stuurgroep loopt vast als het vooraf niet duidelijk is wat er van de leden wordt verwacht. Ze krijgen een stuk toegestuurd met “lees dit even”, verschijnen onvoorbereid en durven daardoor geen knoop door te hakken. En als de voorzitter dat laat lopen, gaat de tijd op aan bijpraten in plaats van beslissen. Je projectleider levert perfect werk en toch komt er geen besluit uit.
Drie dingen die het verschil maken
- Zeg duidelijk welke besluiten je nodig hebt. Niet “lees dit even”, maar concreet: “Wij vragen jullie op 15 mei akkoord te geven op de kosten van dit onderdeel, zie de onderbouwing.” Dan weet iedereen waarvoor hij komt.
- Maak voorbereiding bijna onmogelijk om over te slaan. Plan een korte pre-meeting of voer één op één gesprekken om input op te halen. Zorg dat je de belangrijkste input al vóór de stuurgroep hebt, zodat je in de vergadering alleen nog hoeft te beslissen.
- Scheid “besluiten” en “informatief”. Laat het projectteam vooraf helder maken wat ter besluit voorligt en wat alleen ter informatie is. Hoe concreter het besluitstuk, hoe makkelijker de stuurgroep een knoop doorhakt.
Simpel, maar het werkt
Het klinkt eenvoudig en dat is het ook. Toch maakt juist dit het verschil tussen een stuurgroep waar mensen gefrustreerd weglopen en een stuurgroep waar besluiten vallen. Je hoeft er geen nieuw model voor op te tuigen. Je hoeft alleen vooraf duidelijk te zijn over wat je vraagt en van wie.
Veelgestelde vragen
Waarom neemt een stuurgroep geen besluiten?
Meestal omdat vooraf niet duidelijk is welk besluit wordt gevraagd en omdat de leden onvoorbereid binnenkomen. Als de voorzitter dat laat lopen, gaat de tijd op aan bijpraten in plaats van beslissen.
Hoe bereid je een stuurgroep goed voor?
Benoem concreet welke besluiten je nodig hebt en op welke datum en haal vooraf input op via een korte pre-meeting of één op één gesprekken. Zo hoeft de stuurgroep zelf alleen nog te beslissen.
Wat is het verschil tussen een besluit- en een informatiepunt?
Een besluitpunt vraagt de stuurgroep om een knoop door te hakken, een informatiepunt is er alleen om bij te praten. Maak dat onderscheid vooraf helder, zodat de vergadering niet blijft hangen in discussie.
Wil je hier zelf mee aan de slag? Doe de gratis Projectleider-scan om te zien hoe sterk je nu staat, of pak het gratis werkboek De Projectgrip Kit en word meteen gratis lid van De Project Academy.