Opdrachtgever van een project: dit is jouw rol

Wat je projectleider echt van je nodig heeft als opdrachtgever.

Je hebt een projectleider aangesteld voor een belangrijk traject. Denk aan de invoering van een nieuw beleidskader in het sociaal domein, of een reorganisatie binnen je zorgorganisatie. Je vertrouwt op die persoon en je gaat ervan uit dat het loopt. Tot het project vastloopt en iedereen naar jou kijkt. Want jij bent de opdrachtgever. En dan blijkt dat niemand precies wist wat die rol inhoudt, jij ook niet.

Ik zie dit vaak bij gemeenten en zorginstellingen. De opdrachtgever van een project bepaalt of het loopt of stilvalt, maar bijna niemand krijgt uitgelegd wat er van hem of haar wordt verwacht.

Wat betekent opdrachtgever van een project zijn?

Als opdrachtgever ben je eindverantwoordelijk voor het resultaat van het project. Jij bepaalt waarom het project er is, wat het moet opleveren en of het de moeite waard blijft. Je voert het werk niet zelf uit. Dat doet de projectleider met het team. Maar jij geeft de opdracht, je zorgt voor mensen en middelen en je neemt de knopen door die het team zelf niet kan doorhakken.

Kort gezegd: de projectleider stuurt het project, jij stuurt de projectleider. Je bent zijn of haar belangrijkste steun binnen de organisatie. Loopt het spaak, dan is dat vaak niet omdat de projectleider niet deugt, maar omdat de opdrachtgever onzichtbaar bleef.

Het verschil met de projectleider

Opdrachtgever en projectleider worden vaak door elkaar gehaald. Toch is het onderscheid simpel. De opdrachtgever gaat over het waarom en het wat. De projectleider gaat over het hoe.

Een voorbeeld uit mijn praktijk. Bij een traject in het sociaal domein bepaalt de opdrachtgever dat de gemeente binnen een jaar beter zicht wil op de kosten van jeugdzorg. Dat is het wat. De projectleider bedenkt hoe: welke data, welke overleggen, welke stappen. Zolang jij als opdrachtgever op de stoel van de projectleider gaat zitten en je met het hoe bemoeit, haal je de verantwoordelijkheid weg bij de persoon die je juist wilt laten sturen. Wil je hier dieper op ingaan, lees dan mijn artikel over wat je doet als je projectleiders vastlopen.

Wat een goede opdrachtgever doet

Een goede opdrachtgever is niet degene die het meest aanwezig is. Het is degene die op de juiste momenten beschikbaar is en duidelijk is. Dit is wat je projectleider van je nodig heeft:

• Een helder doel: zorg dat glashelder is wat het project moet opleveren en waarom. Vaag geformuleerde opdrachten leiden tot vaag werk.
• Ruimte en mandaat: geef je projectleider de bevoegdheid om beslissingen te nemen binnen de afgesproken kaders. Zonder mandaat blijft alles bij jou hangen.
• Beschikbaarheid op beslispunten: wees bereikbaar als er een knoop moet worden doorgehakt. Een projectleider die twee weken op jouw antwoord wacht, staat stil.
• Rugdekking in de organisatie: steun je projectleider als andere afdelingen dwarsliggen. Jij hebt de positie om deuren te openen die voor de projectleider gesloten blijven.
• Eerlijke feedback: vertel het op tijd als je iets anders wilt. Wacht niet tot de eindpresentatie om te zeggen dat de richting je niet bevalt.

De valkuilen die ik het vaakst zie

Veel projecten lopen vast op dezelfde punten. De opdrachtgever is te druk en schuift besluiten voor zich uit. Of de opdrachtgever bemoeit zich juist met elk detail en laat de projectleider geen eigen keuzes maken. Beide uitersten frustreren en vertragen.

Een ander veelvoorkomend probleem: de stuurgroep. Vaak is de opdrachtgever ook voorzitter van de stuurgroep. Als die overleggen chaotisch verlopen, ligt dat zelden aan het team en meestal aan de sturing. In mijn artikel over een stuurgroep zonder frustratie laat ik zien hoe je zo’n overleg wel scherp houdt.

En dan de informatie. Veel opdrachtgevers klagen dat ze niet weten hoe een project ervoor staat. Maar een projectupdate die niemand leest, helpt niemand. Spreek daarom samen af hoe en hoe vaak je wordt bijgepraat. Ik schreef er eerder over in waarom niemand je projectupdate leest.

Zo begin je goed als opdrachtgever

Het belangrijkste gesprek voer je aan het begin. Ga met je projectleider om tafel voordat het echte werk start. Bespreek wat het project moet opleveren, welke ruimte de projectleider krijgt, wanneer jij beslist en hoe jullie contact houden. Leg dat samen vast in een projectplan. Dat plan is jullie gezamenlijke afspraak, geen formaliteit. Hoe je van zo’n plan naar echte uitvoering komt, lees je in van projectplan naar uitvoering.

Blijf daarna in beeld. Niet om te controleren, maar om te steunen. Een projectleider die weet dat de opdrachtgever achter hem staat, durft knopen door te hakken en durft ook slecht nieuws op tijd te melden. Dat is precies wat je wilt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een opdrachtgever en een projectleider?

De opdrachtgever bepaalt waarom een project er is en wat het moet opleveren. De projectleider bepaalt hoe dat wordt aangepakt en stuurt het team dagelijks aan. De opdrachtgever stuurt de projectleider, de projectleider stuurt het project. Ze werken samen, maar hebben elk een eigen verantwoordelijkheid.

Welke verantwoordelijkheden heeft een opdrachtgever van een project?

Je bent eindverantwoordelijk voor het resultaat. Je zorgt voor een helder doel, voor mensen en middelen en voor het mandaat van je projectleider. Je bent beschikbaar op beslispunten en je geeft rugdekking binnen de organisatie. Ook beslis je of het project doorgaat, bijstuurt of stopt.

Hoeveel tijd kost het om opdrachtgever te zijn?

Minder dan veel leidinggevenden denken, mits je het goed inricht. De meeste tijd zit in een goede start en in korte, vaste momenten om bij te sturen. Ben je vooral bezig met brandjes blussen, dan is dat meestal een teken dat het doel of het mandaat aan het begin niet helder genoeg was.

Hoe staat jouw organisatie ervoor?

Doe de volwassenheidsscan projectmatig werken. In vijf minuten zie je hoe je organisatie scoort op vijf onderdelen, met drie concrete vervolgstappen. Wil je erover doorpraten, plan dan een gesprek van een half uur.

Doe de scan voor managersPlan een gesprek

Wil je zien wat er in De Project Academy zit? Bekijk het overzicht van alle lessen: 9 modules met ongeveer 130 lessen, waaronder de complete leerlijn AI in projectmanagement.