Projectmatig werken invoeren in je organisatie

Waarom een handboek niet werkt en wat wel helpt.

“We gaan projectmatig werken.” Dat besluit valt in het managementteam, er komt een format voor een projectplan en een half jaar later doet iedereen het weer op zijn eigen manier. Ik zie het bij gemeenten en zorgorganisaties steeds opnieuw. Niet omdat mensen niet willen, maar omdat het bij een format is gebleven.

Waarom een handboek zelden werkt

Een format lost geen enkel probleem op waar je projectleiders tegenaan lopen. Zij lopen vast op iets anders: er is geen opdrachtgever die knopen doorhakt, mensen zijn voor drie projecten tegelijk ingepland en niemand weet wie waarover gaat. Een nieuw sjabloon maakt dat niet beter. Het geeft er alleen een nettere omslag omheen.

Wat wel helpt: begin bij de knelpunten die je mensen elke week tegenkomen en spreek daar iets over af. De vorm volgt daarna vanzelf.

Vier stappen die wel werken

1. Kijk eerst waar het nu misgaat. Vraag je projectleiders wat hen de meeste tijd kost. Meestal komen daar drie dingen uit: wachten op besluiten, mensen die er geen tijd voor hebben en onduidelijkheid over wie beslist. Dat is je startpunt, niet een methode uit een boek.

2. Wijs echte opdrachtgevers aan. Elk project heeft iemand nodig die ja of nee zegt en die daar de ruimte voor heeft. Zolang besluiten doorschuiven naar het MT, staat elk project stil zodra het spannend wordt. Dit is de stap die het meeste oplevert en die het vaakst wordt overgeslagen.

3. Maak zichtbaar wie waaraan werkt. Zet naast elk project hoeveel uur per week iemand er echt aan kan besteden. Dan zie je meteen dat vijf projecten met dezelfde drie mensen niet passen. Die conclusie is ongemakkelijk, maar hij voorkomt een jaar aan uitgelopen planningen.

4. Bouw een vast ritme. Korte overleggen op vaste momenten werken beter dan lange sessies als het misgaat. Voor het MT betekent dat een compact overzicht van alle projecten, niet vijf losse verhalen in de rondvraag.

Wat het jou als leidinggevende oplevert

Als dit staat, komen er minder vragen bij jou terecht. Projectleiders hakken zelf knopen door binnen hun opdracht en jij ziet in een oogopslag welke projecten aandacht nodig hebben. Dat scheelt jou tijd en het maakt je mensen sterker.

Wat mij betreft is dat ook de beste maatstaf: niet of iedereen het format gebruikt, maar of er minder bij jou op het bord belandt.

De fouten die ik het vaakst zie

• Alles tegelijk willen: begin met twee projecten die er echt toe doen, niet met de hele organisatie.
• Een methode kopiëren: wat bij een groot bouwbedrijf werkt, past zelden bij een gemeente van honderd mensen.
• Alleen de projectleiders trainen: als opdrachtgevers hun rol niet kennen, loopt het alsnog vast.
• Geen tijd vrijmaken: projectmatig werken erbij doen naast een volle agenda is de meest voorkomende oorzaak van uitloop.

Meer over de basis lees je in projectmatig werken in de praktijk. Loopt een van je projectleiders vast, dan helpt dit artikel over overbelasting.

Veelgestelde vragen

Hoe voer je projectmatig werken in?

Begin bij de knelpunten die je projectleiders nu tegenkomen, wijs per project een opdrachtgever aan die echt beslist, maak zichtbaar hoeveel tijd mensen beschikbaar hebben en spreek een vast overlegritme af. Start klein, met twee projecten en breid daarna uit.

Hoe lang duurt het voordat projectmatig werken loopt?

Reken op een half jaar tot een jaar voordat het gewoon wordt. De eerste resultaten zie je sneller: zodra opdrachtgevers hun rol pakken, worden besluiten binnen weken merkbaar vlotter genomen.

Wat is de rol van het management?

Het management kiest welke projecten voorrang hebben, wijst opdrachtgevers aan en maakt tijd vrij. Zonder die drie dingen blijft projectmatig werken een format in plaats van een werkwijze.

Hoe staat jouw organisatie ervoor?

Doe de volwassenheidsscan projectmatig werken. In vijf minuten zie je hoe je organisatie scoort op vijf onderdelen, met drie concrete vervolgstappen. Wil je erover doorpraten, plan dan een gesprek van een half uur.

Doe de scan voor managersPlan een gesprek

Wil je zien wat er in De Project Academy zit? Bekijk het overzicht van alle lessen: 9 modules met ongeveer 130 lessen, waaronder de complete leerlijn AI in projectmanagement.