Projectmatig werken in de praktijk

Wat het is, waarom het vaak stroef loopt en hoe je het simpel houdt.

“We werken hier projectmatig.” Ik hoor het bij bijna elke opdrachtgever. En als ik dan doorvraag wie waarover beslist, blijft het stil. Er is een projectplan, er zijn overleggen en toch schuift alles op. Dat ligt zelden aan de mensen. Het ligt aan afspraken die nooit hardop zijn gemaakt.

Wat projectmatig werken eigenlijk is

Projectmatig werken betekent dat je een klus met een duidelijk begin en einde apart zet van het dagelijkse werk. Je spreekt af wat het moet opleveren, wie wat doet en wanneer je klaar bent. Dat laatste is het belangrijkste verschil met gewoon werk. Een project is af. De lopende zaken op je bureau zijn dat nooit.

Die afbakening is precies waarom het werkt. Je haalt een vraagstuk uit de waan van de dag, geeft het een eigen doel en een eigen ritme en maakt zichtbaar wanneer het klaar is.

Waarom het in de praktijk stroef loopt

In mijn opdrachten bij gemeenten en zorgorganisaties zie ik steeds dezelfde vier dingen terugkomen.

• Het doel is te ruim: “de dienstverlening verbeteren” is een richting, geen doel. Niemand kan zien wanneer het gehaald is.
• De rollen zijn onduidelijk: er is wel een projectleider, maar niet iemand die knopen doorhakt als het spannend wordt.
• De planning staat los van de realiteit: mensen doen het project erbij, naast een volle agenda en dat is nergens ingecalculeerd.
• Er is geen ritme: je spreekt elkaar als er iets misgaat, in plaats van op vaste momenten.

De vier dingen die het verschil maken

1. Een doel dat je kunt afvinken. Schrijf op wat er anders is als het project klaar is. Niet “meer samenwerking”, maar “vanaf 1 januari komen alle aanmeldingen via een loket binnen”. Dan kan iedereen zien of het gelukt is.

2. Een opdrachtgever die echt beslist. Een project heeft iemand nodig die ja of nee zegt en die daar de ruimte voor heeft. Spreek vooraf af welke besluiten bij wie liggen, dan hoef je daar later niet over te onderhandelen.

3. Een planning met de mensen erin. Zet niet alleen de taken op een rij, maar ook hoeveel uur per week iemand er echt aan kan werken. Zo kom je er meteen achter of je plan haalbaar is, in plaats van halverwege.

4. Een vast ritme. Een kort overleg elke twee weken doet meer dan een lange sessie per kwartaal. Je houdt elkaar scherp en je merkt het snel als iets vastloopt. Meer daarover lees je in waarom niemand je projectupdate leest.

Hoe je begint zonder een dik projectplan

Je hoeft niet met een document van dertig pagina’s te beginnen. Pak een A4 en beantwoord vijf vragen: wat leveren we op, waarom nu, wie beslist, wie doet het werk en wanneer zijn we klaar. Leg dat voor aan je opdrachtgever en je team. Wat blijft haken, is precies het gesprek dat je nodig had.

Loop je vast bij het kiezen van waar je begint, dan helpt een prioriteringsmatrix je om samen te kiezen zonder eindeloze discussie. En als het plan er ligt, gaat het erom dat het ook echt gaat lopen: daarover schreef ik van projectplan naar uitvoering.

Veelgestelde vragen

Wat is projectmatig werken?

Projectmatig werken is een klus met een duidelijk begin en einde apart zetten van het dagelijkse werk. Je legt vast wat het oplevert, wie wat doet en wanneer je klaar bent. Daardoor kun je zien of het doel gehaald is.

Wat is het verschil tussen een project en gewoon werk?

Een project is tijdelijk en levert iets nieuws op. Gewoon werk loopt door en herhaalt zich. Zodra iets af kan zijn, is projectmatig werken zinvol. Blijft het doorlopen, dan hoort het bij de lijn.

Hoe begin je met projectmatig werken?

Begin met een A4 waarop staat wat je oplevert, waarom nu, wie beslist, wie het werk doet en wanneer je klaar bent. Bespreek dat met je opdrachtgever en je team en pas het aan waar het schuurt. Daarna plan je een vast ritme van korte overleggen.

Zelf verder

Wil je hier zelf mee aan de slag? Doe de gratis Projectleider-scan om te zien hoe sterk je nu staat, of pak het gratis werkboek De Projectgrip Kit en word meteen gratis lid van De Project Academy.

Doe de gratis scanOntvang het gratis werkboek

Wil je zien wat er in De Project Academy zit? Bekijk het overzicht van alle lessen: 9 modules met ongeveer 130 lessen, waaronder de complete leerlijn AI in projectmanagement.