Je projectleiders lopen vast, wat doe je dan?

Vier dingen die helpen, zonder dat je het werk overneemt.

Je hebt goede mensen. Ze werken hard, ze weten waar ze het over hebben en toch lopen de projecten uit. De vragen komen bij jou terecht, jij hakt de knopen door en ondertussen schuift je eigen werk op. Dat is een patroon dat ik bij veel leidinggevenden zie.

Het ligt zelden aan de kwaliteit van je projectleiders. Het ligt meestal aan wat er niet is afgesproken.

Waarom het bij jou terechtkomt

Een projectleider stuurt mensen aan over wie hij niets te zeggen heeft. Hij moet het hebben van overtuigen. Zodra iemand voorrang geeft aan zijn eigen werk, of zodra er geld bij komt kijken, houdt zijn mandaat op. Dan komt hij bij jou. Dat is logisch gedrag, maar het maakt jou de flessenhals.

Vier dingen die je kunt doen

1. Geef ze een opdracht op één A4. Wat leveren we op, waarom nu, wie beslist waarover en wanneer zijn we klaar. Als dat vooraf helder is, hoeft je projectleider niet voor elke keuze bij jou langs. Hij weet wat binnen zijn opdracht valt.

2. Wees een echte opdrachtgever, geen meelezer. Spreek af welke besluiten bij jou liggen en neem die dan ook snel. Een besluit dat drie weken blijft liggen kost een project vaak een maand.

3. Kijk naar de optelsom. Vijf projecten met dezelfde drie mensen gaat niet passen, hoe goed je projectleiders ook zijn. Kiezen welk project even wacht is jouw werk, niet dat van hen.

4. Laat ze het zelf leren. Als je het werk overneemt, is het probleem volgende maand terug. Als je ze helpt het zelf te doen, wordt je team er blijvend sterker van. Daarom werk ik liever met projectleiders aan hun aanpak dan dat ik het van ze overneem.

Waar je aan merkt dat het beter gaat

• Je krijgt minder tussentijdse vragen: beslissingen worden genomen waar ze horen.
• Je ziet uitloop eerder: niet als het al te laat is, maar bij het tweewekelijkse overleg.
• Projectupdates zijn kort: je weet in vijf minuten waar het staat. Zie waarom niemand je projectupdate leest.
• Je projectleiders zeggen ook eens nee: dat is een goed teken. Meer daarover in je beste projectleider zegt overal ja.

Als je er zelf de tijd niet voor hebt

Begeleiden kost tijd die je vaak niet hebt. Daarom denk ik met leidinggevenden mee als sparringpartner: ik werk met je projectleiders aan hun aanpak en met jou aan wat je van ze mag verwachten. Jij houdt de regie, ik neem het begeleiden over.

Veelgestelde vragen

Hoe begeleid je een projectleider die vastloopt?

Kijk eerst waar het vastloopt: in het mandaat, in de beschikbare tijd of in de samenwerking. Maak daarna één ding concreet afspreekbaar, bijvoorbeeld wie welk besluit neemt. Een vastgelopen project komt zelden vlot door harder werken.

Moet ik het project overnemen als het uitloopt?

Meestal niet. Overnemen lost het nu op en herhaalt zich later. Beter is om te kijken welke beslissing of welke ruimte ontbreekt en die te regelen. Dan komt je projectleider zelf weer verder.

Wat mag ik van een projectleider verwachten?

Dat hij zijn opdracht bewaakt, op tijd meldt wat er misgaat en met een voorstel komt in plaats van alleen met een probleem. Dat kan alleen als vooraf duidelijk is wat zijn opdracht is en waar zijn mandaat ophoudt.

Hoe staat jouw organisatie ervoor?

Doe de volwassenheidsscan projectmatig werken. In vijf minuten zie je hoe je organisatie scoort op vijf onderdelen, met drie concrete vervolgstappen. Wil je erover doorpraten, plan dan een gesprek van een half uur.

Doe de scan voor managersPlan een gesprek

Wil je zien wat er in De Project Academy zit? Bekijk het overzicht van alle lessen: 9 modules met ongeveer 130 lessen, waaronder de complete leerlijn AI in projectmanagement.