Een projectbureau opzetten
Begin simpel, met drie afspraken, niet met een dik handboek.
“180 medewerkers, 100 externen en de kennis loopt steeds de deur uit.” Dat was de situatie bij een organisatie waar ik onlangs mee sprak. Ze wilden een projectbureau opzetten om projecten weer intern op te pakken. Niet alles, maar wel de projecten waar je als organisatie van leert.
Ik zie het bij veel organisaties. Externen doen goed werk, maar als het project klaar is, verdwijnt de kennis met ze mee. Een projectbureau helpt om dat vast te houden. Alleen: begin niet met een dik handboek.
Begin met de basis
Een projectbureau opzetten voelt als een groot project op zich. Dat hoeft niet. Begin met een paar simpele afspraken die voor iedereen gelden:
- Eén manier om projecten aan te vragen: zodat werk niet via de wandelgangen binnenkomt.
- Eén format voor het projectplan: zodat elk project op dezelfde manier start.
- Eén plek waar je de stand ziet: zodat je in één overzicht weet hoe alle projecten ervoor staan.
Meer heb je in het begin niet nodig. Als deze drie dingen staan, werkt iedereen op dezelfde manier en dat is precies waar een projectbureau over gaat.
Vergeet de zachte kant niet
Je kunt de mooiste templates hebben, maar als niemand ze gebruikt of als de cultuur niet meebeweegt, verandert er niets. Neem de mensen dus mee. Leg uit waarom je het doet, maak het makkelijk om mee te werken en vier de eerste projecten die volgens de nieuwe afspraken lopen. De zachte kant is geen bijzaak, die bepaalt of het werkt.
Simpel is niet makkelijk
Veel organisaties denken dat ze een heel systeem nodig hebben. Terwijl het begint met drie vragen: wat doen we wel, wat doen we niet en hoe zorgen we dat iedereen op dezelfde manier werkt? Simpel houden is niet makkelijk, maar het werkt wel. En je kunt altijd uitbreiden als de basis staat.
Veelgestelde vragen
Hoe zet je een projectbureau op?
Begin met drie simpele afspraken: één manier om projecten aan te vragen, één format voor het projectplan en één plek waar je de stand van alle projecten ziet. Breid pas uit als die basis staat en gebruikt wordt.
Waarom mislukt een projectbureau vaak?
Meestal niet door de templates, maar door de zachte kant. Als de cultuur niet meebeweegt en mensen de afspraken niet gebruiken, verandert er niets. Neem de mensen dus vanaf het begin mee.
Heb je een dik handboek nodig voor een projectbureau?
Nee. Een dik handboek schrikt af en blijft ongelezen. Een paar heldere afspraken waar iedereen zich aan houdt, werken beter dan een compleet systeem dat niemand gebruikt.
Wil je hier zelf mee aan de slag? Doe de gratis Projectleider-scan om te zien hoe sterk je nu staat, of pak het gratis werkboek De Projectgrip Kit en word meteen gratis lid van De Project Academy.